¿Qué son los pagos previos a la autorización y cómo funcionan? Blog de DPO

¿Qué son los pagos previos a la autorización y cómo funcionan? Blog de DPO
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13 enero, 2021

La autorización previa de la tarjeta de crédito es una práctica importante y útil para los comerciantes que aceptan pagos en persona o en línea, y ofrece muchos beneficios. Con la autorización previa de los pagos, los comerciantes se aseguran de que sus clientes paguen por los productos y servicios que utilizan. Los comerciantes también ahorran tiempo y dinero al eliminar la instancia de tarifas por reembolsos, MDR y la molestia de procesar devoluciones de cargo. ¿Pero, como trabajan?

Si no está seguro de qué es una autorización previa o cómo funciona el proceso, no está solo. Muchos comerciantes no están familiarizados con las autorizaciones previas y no se atreven a utilizarlas. Siga leyendo para obtener una descripción general de qué es la autorización previa y las formas en que puede beneficiar a su empresa.

¿Qué es una preautorización?

Una preautorización es esencialmente una retención temporal colocada por un comerciante en la tarjeta de crédito de un cliente y reserva fondos para una transacción de pago futura. Esta retención suele durar unos cinco días, aunque depende de su MCC (código de clasificación de comerciante).

Durante el período de retención, los fondos no están disponibles para el cliente; no podrán retirarlos de un cajero automático ni gastarlos en otro lugar. Aunque no se puede acceder a los fondos en su cuenta, no se ha debitado dinero en la preautorización, simplemente se reserva. Cuando llega el momento de finalizar un pago, por ejemplo, el check out de un hotel, los fondos retenidos se pueden “capturar”, lo que significa que se convierten en un cargo.

¿Cuándo se utilizan las autorizaciones previas?

Los hoteles son una de las industrias principales en las que se utilizan comúnmente las autorizaciones previas. Los pagos preautorizados para hoteles permiten retener fondos ya sea en la etapa de reserva o durante el check in. Esto ayuda a garantizar que, cuando llegue el momento del check out, haya fondos disponibles para cubrir los cargos adicionales incurridos durante la estadía del huésped. El servicio a la habitación, las visitas al spa o los daños a la habitación pueden cubrirse con estos fondos reservados. Al retener fondos adicionales, los gerentes de hoteles pueden estar seguros de que un huésped no puede irse sin pagar.

Cuando un huésped se retira de su hotel, la retención se convierte en un cargo. Si el huésped prefiere pagar con una tarjeta o método de pago diferente, la autorización previa se cancela y los fondos retenidos se liberarán en unos días.

Las agencias de alquiler de coches también suelen utilizar autorizaciones previas con sus clientes. Al retener los fondos cuando se alquila el automóvil, las agencias pueden estar seguras de que el automóvil se devolverá en buenas condiciones, con el tanque lleno de gasolina. Si hay daños en el automóvil o se necesita combustible, la retención cubrirá estos cargos.

Los operadores turísticos y los proveedores de actividades también utilizan autorizaciones previas. Para aquellos clientes que prestan equipos costosos, como una bicicleta o una tabla de surf, los fondos los protegen de los costos asociados con pérdidas, daños o robos. En estos casos, la retención también se denomina “depósito de garantía”.

El proceso de preautorización

Para los comerciantes que utilizan una solución de pago llave en mano, procesar una autorización previa es muy fácil. En el caso de los pagos online, hay dos sencillos pasos:

  1. Configure su sitio en línea para aceptar autorizaciones previas en lugar de autorizaciones completas.

El software de su carrito de compras debe incluir una opción en la que pueda optar por procesar las autorizaciones previas. Luego, cuando un cliente realiza una reserva a través de su sitio en línea, la transacción se procesará como una preautorización y se retendrá los fondos del cliente.

Para los comerciantes con presencia en línea que aceptan pagos a través de su sitio, es esencial comenzar con la configuración de las opciones del carrito de compras para respaldar las autorizaciones previas. El carrito de la compra que está utilizando debe tener esta opción disponible. Una vez activado, los clientes que realicen una reserva a través de su sitio se procesarán como una autorización previa y se retendrán los fondos necesarios.

  1. Captura los fondos.

La captura de fondos es una función de su plataforma de procesamiento de tarjetas de crédito. Durante esta etapa del proceso, la retención de los fondos se convertirá en un cargo. También puede capturar estos pagos desde la interfaz del software del carrito de compras.

Para los comerciantes que aceptan pagos por teléfono a través de un terminal virtual, el propio terminal debe mostrar una opción para seleccionar autorización o preautorización. Después de seleccionar “pre-autorización”, el proceso es el mismo de siempre: ingrese los detalles de la tarjeta del cliente como lo haría para cualquier pago estándar y confírmelo con el cliente. Asegúrese de recordar capturar los fondos mediante un pago autorizado más adelante, cuando llegue el momento.

Para los comerciantes, hay dos mejores prácticas muy importantes que debe tener en cuenta para asegurarse de que el proceso de autorización previa se desarrolle sin problemas tanto para usted como para su cliente:

  1. Explique el cargo de preautorización a su cliente. Dígales que tiene fondos en su tarjeta y la cantidad que se reservará. Asegúrese de que comprendan cuánto tiempo durará el cargo de autorización previa.
  2. Asegúrese de capturar los pagos completamente autorizados antes del quinto día, mientras los fondos aún se mantienen en la cuenta del cliente. Después del vencimiento, los fondos preautorizados se devolverán al titular de la tarjeta y estarán disponibles para ser retirados o gastados. Asegúrese de evitar esto, ya que luego deberá comunicarse con el titular de la tarjeta para procesar un nuevo pago a fin de retener fondos nuevamente.

¿Cuáles son los beneficios de la preautorización?

La preautorización tiene muchos beneficios. Los comerciantes pueden reducir sus tarifas y, al mismo tiempo, brindar a los clientes una experiencia positiva. Estos son algunos de los principales beneficios para usted y sus clientes:

1. Garantiza que los clientes paguen por sus servicios.

Al retener los fondos de los clientes, nunca debe temer que un cliente se vaya sin pagar por los servicios que utilizó.

En lugar de preocuparse de que un cliente se vaya sin pagar por los servicios que ha utilizado, retenga los fondos y asegúrese de que se cubran todos los gastos imprevistos y adicionales.

2. Evita las devoluciones de cargo.

Los pagos preautorizados se encuentran entre las formas más fáciles de evitar devoluciones de cargo. Si los fondos aún no se han capturado, el titular de la tarjeta no puede emitir un contracargo, ya que no es un cargo confirmado que esté abierto a disputa.

3. Evita las tarifas de MDR.

Muchos emisores de tarjetas de crédito cobran una tarifa de MDR (tasa de descuento comercial) solo cuando una transacción está completamente autorizada.

4. Evita las tarifas de reembolso.

Muchos procesadores de tarjetas de crédito y débito aplican una tarifa por los cargos reembolsados. Si el pago aún no se ha capturado y procesado, simplemente puede cancelar la retención y no se necesita ningún reembolso, porque el pago nunca se completó, por lo que no se incurrirá en cargos.

5. Mejora la satisfacción del cliente.

En algunos casos, es posible que deba cancelar las reservas de un cliente o las reservas después de que hayan sido confirmadas. Si un cliente ya ha pagado la reserva, esto puede hacer que no esté satisfecho, ya que tendrá que esperar a que los fondos se devuelvan a su cuenta. Cuando se utilizan autorizaciones previas, no hay pago para reembolsar, la retención simplemente se cancela.

En general, el proceso de aceptar cargos preautorizados es fácil y brinda a los comerciantes una serie de beneficios, incluida la reducción de costos y la obtención de clientes satisfechos. Es una práctica simple pero valiosa que todos los comerciantes deben aprovechar en sus negocios para los pagos realizados en línea, en la tienda, por teléfono o por medio del móvil.