¿Qué documentos debe conservar y por cuánto tiempo? Clark Howard

¿Qué documentos debe conservar y por cuánto tiempo? Clark Howard
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13 enero, 2021

Si se pregunta cuánto tiempo debe conservar los estados de cuenta de la hipoteca, los registros de impuestos y otros documentos, es probable que desee llevar un barco ordenado en casa, pero no está seguro de qué documentos son seguros para separarse y cuándo.

Tenemos una solución simple: simplemente siga esta guía y no tendrá que estar enterrado en un montón de papeleo.

¿Se pregunta cuánto tiempo conservar los documentos? ¡Mira esta lista!

A veces, cree que un documento es importante en su vida, o lo será en algún momento en el futuro, y por eso lo guarda indefinidamente. ¡Resulta que eso puede no ser necesario!

La cantidad de registros y papeleo que debe llevar es en realidad más limitada de lo que piensa.

Tabla de contenido

  • Estados de hipoteca
  • Registros de impuestos
  • Registros de autos
  • Tabla de cuánto tiempo conservar los documentos

Estados de hipoteca

¿Cuánto tiempo debe conservar los estados de cuenta de la hipoteca? La respuesta depende de los registros de los que esté hablando exactamente relacionados con el pago de su casa.

Si está hablando de su estado de cuenta mensual de la hipoteca, solo es necesario mantenerlo hasta que el último estado de cuenta llegue a su buzón o bandeja de entrada. Cuando llegue, asegúrese de que el saldo de su hipoteca refleje correctamente su pago más reciente. Una vez que determine que es así, puede descartar la declaración anterior y simplemente conservar la nueva.

Al hacer esto, puede evitar disputas sobre su saldo. Se pueden cometer errores fácilmente cuando se venden préstamos o cuando los bancos son absorbidos por otros bancos y hay una migración de registros. El saldo puede estropearse y casi siempre el error no está a su favor.

Pero tenga en cuenta la siguiente parte: cuando se trata de un estado de cuenta que refleja que el saldo de su hipoteca está cancelado en su totalidad, desea conservar esa documentación para siempre .

Carta de liquidación de préstamos hipotecarios

Registros de impuestos

El IRS sugiere conservar los formularios W-2, 1099 y documentos relacionados durante un período de tres a siete años. Aunque dependiendo de su situación fiscal individual, puede ser aconsejable retenerlos por más tiempo.

Si los registros de impuestos se relacionan con la propiedad de la propiedad, debe conservarlos “hasta que expire el período de limitaciones para el año en que se deshaga de la propiedad”.

Por ejemplo, desea mantener registros de mejoras para el hogar hasta que venda. Esto se debe a que pueden ayudar a reducir sus impuestos sobre las ganancias de capital cuando presente la declaración el año siguiente.

Mientras tanto, sus propias declaraciones de impuestos sobre la renta son una historia diferente. El IRS dice que si no presenta una declaración o si se presentó una declaración fraudulenta a su nombre, lo mejor que puede hacer es quedarse con todas las declaraciones de impuestos para siempre .

Es más, dado que las declaraciones de impuestos antiguas pueden ayudar a preparar futuras declaraciones de impuestos, sin mencionar hacer cálculos en una declaración enmendada, hay un caso sólido para conservar todas las declaraciones de impuestos para siempre.

“Tenía todos mis registros de impuestos, incluidos los documentos de respaldo, que se remontan a 1994. Pero recientemente eliminé todos los documentos de respaldo hasta 2012”, dice el experto en dinero Clark Howard. “Sin embargo, conservé todas las declaraciones de impuestos que se remontan a 1994. Así que destruí 18 años de documentos de apoyo, pero todavía tengo las declaraciones de impuestos”.

Registros de autos

Mantener registros relacionados con su automóvil tiene más que ver con su ciclo de propiedad individual que con cualquier número mágico de años para conservar algo.

Cuando se trata de comprobantes de pago de préstamos para automóviles, debe conservarlos hasta que se pague el automóvil. Asimismo, cuando se trata de títulos, debe conservar ese documento en un lugar seguro hasta que venda el vehículo.

Tabla de cuánto tiempo conservar los documentos

La cuestión del tiempo de conservación de las declaraciones de hipotecas, los registros fiscales y los documentos relacionados con su vehículo son las que surgen con más frecuencia.

Pero sabemos que la gente también tiene dudas sobre cuánto tiempo conservar muchos otros documentos. Entonces, con eso en mente, hemos creado el siguiente cuadro:

DocumentoAférrate a ello PARA SIEMPREGuárdelo hasta por 6 o 7 añosGuárdelo durante un mes, un trimestre o un año
Declaraciones de impuestos X
Contratos X
Registros de liquidación de préstamos hipotecarios X
Cualquier estado de cuenta de pago de préstamos que muestre un saldo cero X
Tarjetas de identificación (pasaporte, licencia de conducir, tarjeta de seguro social) X
Diplomas, credenciales de educación o certificaciones X
Lista de direcciones anteriores e información de contacto del propietario (para inquilinos) X
Información de contacto de personas que puedan verificar que vivió en direcciones anteriores (para verificaciones de antecedentes / autorizaciones de seguridad) X
Documentación de declaración de impuestos (W2, 1099, etc.) X
Pólizas de seguro actuales o anteriores sobre las que aún desea presentar una reclamación X
Cheques cancelados X
Contratos de arrendamiento de apartamentos después de que te mudes X
Garantías, recibos y números de serie de artículos valiosos sobre los que quizás desee presentar una reclamación de seguro. X
Boletas de depósito bancario X*
Estados de cuenta bancarios X**
Registros de inversiones X***
Último talón de pago del año X**
Recibos de atención médica o de dependientes como gastos calificados para una HSA o FSA X**

* Conserve hasta que concilie sus estados de cuenta mensuales. ** Conservar hasta la conciliación al final del año o en la época de impuestos. *** Triture los estados de cuenta mensuales y trimestrales a medida que lleguen nuevos; Conserve los estados anuales hasta que venda las inversiones.

Así que ése es un vistazo a cuánto tiempo conservar ciertos documentos. Pero algunos documentos pueden destruirse mucho más rápido después de que entren en su vida:

Tira estos discos

  • Extractos de tarjetas de crédito que tengan más de tres años
  • Declaraciones de seguros anteriores
  • Facturas de servicios públicos antiguas, excepto la más reciente de su dirección anterior si se ha mudado
  • Extractos de facturas pagadas recientemente, una vez que tenga algo que diga que se han pagado

Use su discreción sobre cuánto tiempo conservar estos documentos

  • Registros médicos, incluidos análisis de sangre, una lista de vacunas y más
  • Cartas de oferta de trabajo y / o contratos de trabajo para verificar qué términos de empleo acordó en caso de que surgiera una disputa

Pensamiento final

Recuerde, las copias físicas de los documentos son excelentes, pero almacenarlas en la nube también es aceptable. Google Drive, Dropbox y servicios similares son excelentes para este propósito.